Por que a comunicação tem a ver com a gestão de prioridades

Certamente você pode estar se perguntando: gestão de prioridades tem ligação com a nossa maneira de nos comunicar? A resposta é sim. Vou te contar o porquê!

Muitas vezes, no ambiente profissional, não temos consciência do retorno da má comunicação. É comum relacionarmos problemas de execução de atividades a uma falha na logística, no controle de estoque, no departamento financeiro ou no prazo que a área de projetos não cumpriu.

Falhas de comunicação no dia a dia das empresas

Se investigarmos a fundo, boa parte dos problemas tem a comunicação como um fator comum. Em virtude disso, começam a ocorrer a queda de produtividade, uma gestão do tempo ineficaz, tarefas executadas sem necessidade e metas importantes sendo negligenciadas porque as pessoas têm dificuldade de se comunicar claramente.

Diante dessas situações, costumo sempre citar a seguinte frase de Peter Drucker, pai da Administração Moderna: “60% de todos os problemas administrativos decorrem da ineficácia de comunicação.”

Diferente de eficiência, que é a execução de um processo com excelência, eficácia tem a ver com resultado. Ou seja, os problemas de comunicação ocorrem porque não se tem em mente que resultados queremos atingir ao nos comunicar.

Dito isso, podemos associar o peso da comunicação à produtividade das pessoas. Problemas na comunicação afetam diretamente o desempenho de atividades e metas, o que compromete os resultados da organização.

Outra frase de Drucker é bem enfática ao afirmar: “Não há nada mais inútil do que fazer bem feito algo que não precisava ser feito.” Se você é um líder ou gestor, deve ter ainda mais preocupação com esse tipo de situação tão comum no ambiente empresarial.

Como usar a comunicação a favor da gestão por prioridades

Recomendo que se atente a três qualidades ao se comunicar no ambiente organizacional: clareza, objetividade e concisão. Depois disso, o para quê (finalidade) é muito importante: solicitar, informar, esclarecer, retificar, solicitar, ordenar, explicar, delegar, motivar, inspirar, dar feedback etc.

Isso por que, se você não souber organizar seu pensamento e expressar suas ideias de forma clara (alinhada à cultura organizacional) e objetiva (atentando-se aos fatos e informações, não a opiniões pessoais vagas), sem ser prolixo (já que o cérebro humano gosta de facilidades), tornará o trabalho da sua equipe um verdadeiro caos.

A ineficácia da comunicação de líderes pode ser fatal

Imagine que você é gerente-geral de uma organização e tem a missão de transmitir um recado urgente que pode garantir a vida ou a morte dos funcionários: “Aconteceu um incêndio no refeitório. O corpo de Bombeiros foi acionado. Devemos esvaziar todo o prédio agora.”

Sei que o exemplo é extremo, mas a situação foi usada para nos alertar a respeito de pontos cruciais nesse tipo de comunicação:

• Finalidade – Informar com clareza a todos sobre o incêndio e ordenar a evacuação do prédio;
• “Timing” – O fator tempo, nesse caso, é imprescindível. A mensagem só será eficaz e cumprirá o objetivo, se for comunicada com urgência e com a devida importância;
• Canal – Se o gerente não tiver discernimento sobre o melhor canal de comunicação que deverá fazer o comunicado, poderá causar um desastre sem precedentes naquela organização.

Comunicar a mensagem por e-mail, no grupo do WhatsApp do trabalho, Intranet é a melhor alternativa? Como primeira aposta, com certeza não. Seria mais eficaz fazer um aviso “face to face”, indo aos departamentos, se a empresa for pequena, avisos sonoros no sistema de rádio, se houver, ligação telefônica nas áreas etc. Tais ações poderiam surtir efeito imediato. As outras alternativas podem servir de reforço para tentar garantir que 100% dos colaboradores recebam a informação.

Comunicação e liderança na gestão por prioridades

Portanto, entende-se que a comunicação eficaz é o cerne da liderança e da gestão das prioridades. Só a partir dessa competência, o líder ou gestor poderá influenciar as pessoas para alcançar os objetivos da organização. E também, poderá desenvolver seus colaboradores para melhorarem a cada dia mais, o que gera resultados para o trabalho.

Do contrário, se aquele (a) que está à frente do trabalho tem dificuldade de expressão, pode comprometer o desempenho de todo o time, acarretando retrabalho, perda de tempo e, consequentemente, desmotivação.

Se tempo é dinheiro, uma gestão por prioridades deve começar com a preocupação genuína a respeito da comunicação da liderança. Afinal, já dizia o famoso autor do best-seller “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, Stephen Covey: “Liderança é comunicar o valor e o potencial das pessoas tão claramente que elas mesmas possam vê-los em si”.