Qual é o segredo para ter uma comunicação eficaz?

Informar, solicitar, pedir, comunicar, ordenar, avisar etc. Atingir tais ações definidas como ponto de partida em um processo de comunicação é sinônimo de uma comunicação eficaz.

A comunicação humana é uma das estratégias mais remotas de que se tem notícia para alcançar resultados. A palavra comunicação vem do latim communicatĭo e significa partilhar, tornar comum. A partir da definição etimológica, já subentende-se que, para haver comunicação, é preciso alcançar uma finalidade.

Gosto muito de uma frase, atribuída ao inglês David Ogilvy, que em 1962 foi considerado pela Revista Time como “o mago mais procurado na indústria de publicidade”, que afirma: “comunicação não é o que você diz, é o que os outros entendem.”

O pensamento atemporal é um ponto de partida muito importante para quem deseja melhorar sua comunicação e potencializar seus resultados profissionais por meio da forma como se comunica. Isso por que a comunicação sozinha não se basta é uma estratégia que sobretudo a raça humana utiliza para alcançar aquilo que deseja.

Quando nos comunicamos com um emissor ou vários, em casa ou no ambiente empresarial, nem sempre tomamos precauções para que possamos nos fazer entender e atingir o objetivo que nos motivou a enviar um e-mail, mandar uma mensagem pelo WhatsApp, fazer uma palestra, uma reunião.

Diversas formas de se comunicar podem atingir uma finalidade, podem resultar em um objetivo alcançado ou não. Quando nossa comunicação falha o resultado são ruídos, boatos, disse-me-disse, telefone sem fio, queda de desempenho, projetos atrasados, queda de produtividade e receita.

Costumo dizer que profissionais estrategicamente posicionados tem a comunicação como uma das principais competências de sucesso para sua carreira. Mas aqueles que se preocupam e zelam por resultados sabem da importância se ter uma comunicação clara, assertiva, eficaz, concisa, específica, pontual etc

Nessa perspectiva, é estratégico pensar na comunicação como uma ponte, um meio que liga o profissional àquilo que ele deseja alcançar. Se começarmos por esse pressuposto, qualquer tipo de compartilhamento de informações pode se tornar mais eficaz, pode facilmente gerar um resultado.

Se desejo escrever um comunicado, por exemplo, com o intuito de alinhar um processo falho dentro da empresa, preciso ter essa finalidade claramente definida em mente. Ou seja, o que quero comunicar e para quem remeterei minha mensagem são dois pontos de partida essenciais para o planejamento da minha comunicação.

Além disso, a redação do conteúdo, conhecer o interlocutor, a forma de construir o texto, uma linguagem clara e o cuidado com a Língua Portuguesa são essenciais para a sucesso dessa comunicação.

Na faculdade de Jornalismo, aprendi um princípio que norteia o meu pensamento quando me disponho a escrever um texto ou mesmo a dar um recado durante uma reunião.

É a chamada Pirâmide Invertida, um método tradicional do século XX usado para produzir textos jornalísticos, como uma notícia, em que as informações mais importantes são escritas no primeiro parágrafo. A produção desse início do texto é o lide ou “lead” (termo em inglês que quer dizer “conduzir”), norteado por um roteiro de perguntas que ajuda muito a organizar o conteúdo pelo grau de prioridade.

• O quê?
• Quem?
• Quando?
• Onde?
• Como?
• Por quê?

O lide é bastante conhecido entre profissionais de Jornalismo, mas na Administração existe um método equivalente que é o 5W2H (do inglês, what?, who? when? where? why? how? how much?). Além das perguntas originais do modelo jornalístico, nas empresas faz muito sentido acrescentar mais uma pergunta, que é “quanto custa?”.

Vamos imaginar que o processo falho que mencionei anteriormente seja a falta do uso de equipamentos de segurança numa empresa de construção civil. E que, para alinhar essa informação com os trabalhadores, seja marcada uma palestra. Vamos usar essa técnica do lead para escrever um comunicado impresso para ser fixado no mural do refeitório:

• O quê? Palestra obrigatória sobre prevenção de acidentes usando EPIs
• Quem? Trabalhadores da área de produção
• Quando? Segunda-feira, dia 02 de setembro, às 8h
• Onde? Auditório da empresa
• Como? Palestra informativa para funcionários
• Por quê? Com intuito de promover a segurança dos colaboradores da empresa e seguir a legislação trabalhista.

Agora que temos as informações, podemos escrever um texto claro sobre o assunto.

Comunicamos que ocorrerá na segunda-feira, dia 02 de setembro, às 8h, no auditório da empresa, uma palestra sobre a prevenção de acidentes usando Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). O objetivo é promover a segurança dos colaboradores da empresa e cumprir a legislação trabalhista. A presença de todos os colaboradores da área de produção é obrigatória.

Uma dica para quem vai preparar a palestra! Ao produzir o conteúdo e ao desenvolver sua fala, é fundamental lembrar que as pessoas são o ponto de partida de todo o processo. Quais suas necessidades, desejos, anseios, problemas? E, pra encerrar, uma reflexão adicional atribuída a Nelson Mandela:

“Se você falar com um homem numa linguagem que ele compreende, isso entra na cabeça dele. Se você falar com ele em sua própria linguagem, você atinge seu coração.”